Von der Ausschreibung zur Vergabe, ohne Umweg über das Postfach.
Vergabebudget, Bieter, Fristen und Angebote an einer Stelle, mit Preisspiegel schon in der Übersichtsliste.
Eine Vergabe per E-Mail hinterlässt zwölf Postfächer und keine Akte. Wer wann welche Unterlage bekommen hat, lässt sich hinterher nicht mehr feststellen. Ob der Bieter sie überhaupt geöffnet hat, erst recht nicht.
Je Bieter Status, Ansprechpartner und Gesamtangebot, dazu die Spalte „Dokumente abgerufen“.
Das Prinzip
Die Vergabe ist ein Kreis, keine Kette von Mails.
Das Budget kommt aus dem Controlling herein, die Vergabesumme geht dorthin zurück. Dazwischen liegt die Akte.
Probleme
Was eine Vergabe per E-Mail nicht leistet
Sieben Situationen, die jeden Einkäufer in der Bauwirtschaft betreffen.
So läuft es ohneDie Abgabefrist läuft ab, und zwei Bieter haben nicht geantwortet. Ob sie die Unterlagen überhaupt geöffnet haben, ist nicht feststellbar.
Was Kamiro daraus machtJe Bieter steht, ob die Unterlagen abgerufen wurden. Wer nichts abgerufen hat, lässt sich anrufen, solange die Frist noch läuft – das ist der Unterschied zwischen einem und vier Angeboten.
So läuft es ohneUm die Preisspanne zu sehen, muss man die Ausschreibung öffnen und die Angebote nebeneinanderlegen.
Was Kamiro daraus machtNiedrigstes und höchstes Angebot stehen als eigene Spalten in der Übersichtsliste. Ein Trockenbaugewerk mit einer Spanne von 33.000 bis 332.000 Euro fällt sofort auf – und ist meistens ein Hinweis auf ein missverstandenes Leistungsverzeichnis.
So läuft es ohneDie bewährte Bieterliste für Blitzschutz kennt ein Kollege. Wenn er im Urlaub ist, fängt die Suche von vorn an.
Was Kamiro daraus machtBieterlisten werden je Gewerk gespeichert und einem Nutzer oder dem ganzen Team zugeordnet. Die Liste des Kollegen ist beim nächsten Projekt einen Klick entfernt.
So läuft es ohneEin Nachunternehmer war beim letzten Projekt auffällig. Im nächsten Projekt fragt ihn jemand anderes wieder an.
Was Kamiro daraus machtDer Firmenstamm führt Angebote, Beauftragungen und Sperrungen als Historie. Eine Sperrung ist damit eine Eigenschaft der Firma, keine Mündlichkeit.
So läuft es ohneNach der Vergabe muss jemand die Summe der richtigen Budgetzeile zuordnen. Bei 60 Gewerken ist das ein halber Tag und eine Fehlerquelle.
Was Kamiro daraus machtJedes Gewerk in Ihrem Stamm trägt eine Kostenartennummer. Die Vergabesumme findet ihre Zeile im Controlling von allein.
So läuft es ohneInteressierte Nachunternehmer melden sich per Mail und landen in keiner Liste.
Was Kamiro daraus machtÜber das Partnerportal bewerben sich Firmen selbst um Aufnahme; die Bewerbungen laufen in einem eigenen Reiter auf.
So läuft es ohneDie Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG holt sich die Buchhaltung, wenn die erste Rechnung kommt. Dann ist der Vertrag längst geschlossen und das Druckmittel weg.
Was Kamiro daraus machtDie kaufmännischen Nachweise sind im Katalog dem Zeitpunkt Vergabe und dem Einkauf zugeordnet: Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Berufsgenossenschaft, Krankenkassen und Urlaubskasse, Betriebshaftpflicht, Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug. Fehlt einer später, greift der Einbehalt automatisch – siehe Controlling.
Bilder aus dem System
Ausschreibungsübersicht
Fristen, Status und Preisspanne in einer Zeile – überfällige Versandfristen in Rot.
Favoriten-Bieterlisten
Gespeicherte Listen je Gewerk, mit Berechtigung für Nutzer oder Team.
Gewerke mit Kostenart
Jedes Gewerk trägt seine Kostenartennummer, das ist die Brücke ins Controlling. Der Gewerkestamm im Bild ist der unseres Demosystems; Ihrer ist Ihrer.
Für wen
Wer damit arbeitet
Einkauf
Führt die Vergabe, sieht Preisspanne und Abrufstatus, ohne Postfächer zu durchsuchen.
Bauleitung
Weiß, welches Gewerk noch nicht vergeben ist und wann die Frist läuft.
Kaufmännische Leitung
Vergleicht Vergabesumme gegen Vergabebudget je Kostenart.
Nachunternehmer
Bekommt Ausschreibungen über das Portal – mit Umkreisfilter.
Zusammenspiel
Läuft allein. Wird besser mit Nachbarn.
Der Einkauf arbeitet für sich. Mit Controlling und Portal daneben schließt sich der Kreis.
- ControllingVergabebudget herein, Vergabesumme auf dieselbe Kostenart zurück – und die kaufmännischen Nachweise, die der Einkauf bei der Vergabe anfordert, hängen dort an der Rechnungsfreigabe.
- CDE & PortalBieter laden Unterlagen selbst herunter und geben Angebote dort ab.
- AdressbuchFirmenstamm, Gewerke und Ansprechpartner kommen aus der Basis.
- Zentraler EinkaufIn Entwicklung – erscheint hier, wenn er läuft.
Zeigen Sie uns Ihre nächste Vergabe.
Wir richten sie als Demo ein – mit Ihren Gewerken, Ihren Bietern, Ihrem Vergabebudget.