Keine Zahlung an einen Nachunternehmer, dessen Nachweise abgelaufen sind.
20+ Nachweisarten mit Gültigkeitsdauer, Anforderungszeitpunkt und Einbehalt. Geprüft wird bei der Rechnungsfreigabe.
Nachunternehmerhaftung, Bauabzugsteuer, Mindestlohngesetz und Arbeitsschutz treffen im Bauunternehmen alle an derselben Stelle zusammen: bei der Zahlung. Genau dort hängt bei uns die Prüfung und nicht in einem eigenen Werkzeug, das zusätzlich gepflegt werden muss.
Je Auftragnehmer der Gültigkeitsstand – rot markiert, was fehlt oder abgelaufen ist.
Das Prinzip
Zwei Anforderungszeitpunkte, ein Prüfpunkt.
Zwei Anforderungszeitpunkte: der Einkauf bei der Vergabe, das Nachweismanagement 14 Tage vor Baubeginn. Geprüft wird bei der Rechnungsfreigabe.
Der Katalog, wie er ausgeliefert wird
23 Nachweisarten in zwei Typen. Arten, Reihenfolge und Regeln legt jedes Haus selbst fest. Fehlt etwas, ergänzen Sie es selbst.
Kaufmännische Nachweise
7 Arten · bei der Vergabe · durch den Einkauf · alle mit Einbehalt
AuG-Nachweise
16 Arten · Baubeginn − 14 Tage · durch das Nachweismanagement · Vorhaltung auf der Baustelle
Was an jeder einzelnen Nachweisart hängt
Ein Nachweis ist nicht allein ein Dateianhang, sondern ein Stammdatum mit Regeln.
Gültigkeitsdauer
Ohne, 3 Monate, 3 Jahre oder individuell. Der Ablauf wird gerechnet, nicht erinnert.
Einbehalt bei Nichtvorliegen
Ein Kennzeichen am Nachweis. Ist es gesetzt, wird bei Nichtvorliegen einbehalten – automatisch, nicht auf Zuruf.
Erstmalige Anforderung
Wann (Vergabe oder Baubeginn − 14 Tage) und durch wen (Einkauf oder Nachweismanagement).
Nachforderung bei Ablauf
Wer nachfordert, wenn der Nachweis fällig wird oder fehlt – in der Regel das Nachweismanagement.
Vor Ort vorzulegen
Sechs Arten sind zusätzlich so gekennzeichnet. Das ist die Liste für die Kontrolle auf der Baustelle.
Vorhaltung und Vorlage
Wo der Nachweis vorgehalten wird – Nachweismanagement oder Baustelle – und welche Dateivorlage gilt.
Compliance
Warum eine Nachweisliste in Excel nicht trägt
Fünf Situationen, die in der Rechnungsprüfung jedes größeren Bauunternehmens vorkommen.
So läuft es ohneDie Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG fehlt, und es fällt bei der Schlussrechnung auf. Dann steht der Auftraggeber für 15 Prozent Bauabzugsteuer gerade.
Was Kamiro daraus machtDie kaufmännischen Nachweise fordert der Einkauf bei der Vergabe an, nicht bei der ersten Rechnung. Fehlt einer später, greift der am Nachweis hinterlegte Einbehalt, bevor gezahlt wird.
So läuft es ohneDer Zoll fragt nach der Bestätigung über den Erhalt des Mindestlohns für jeden eingesetzten Mitarbeiter. Die liegt in einem Ordner, der bei einem Nachunternehmer steht.
Was Kamiro daraus machtDie AuG-Nachweise fordert das Nachweismanagement 14 Tage vor Baubeginn an, vorgehalten werden sie auf der Baustelle. Mitarbeiterliste, Ausweise, Mindestlohn- und Krankenversicherungsnachweis je Mitarbeiter sind zusätzlich als vor Ort vorzulegen gekennzeichnet.
So läuft es ohneEin Nachweis fehlt, die Rechnung wird trotzdem gezahlt – weil niemand weiß, welche Konsequenz für genau diesen Nachweis vereinbart war.
Was Kamiro daraus machtDie Konsequenz steht am Nachweis, nicht im Kopf der Buchhaltung: Gültigkeitsdauer, Anforderungszeitpunkt, Verantwortlicher und Einbehalt sind Eigenschaften der Nachweisart.
So läuft es ohneOb für dieses Gewerk eine Gewährleistungsbürgschaft vorliegt, klärt man bei der Schlussrechnung – also dann, wenn das Druckmittel weg ist.
Was Kamiro daraus machtBürgschaften stehen je Auftragnehmer und Kostenart mit Ampel: VZ für die Vertragserfüllung, VE für die Vorauszahlung, GW für die Gewährleistung. Sichtbar ab der ersten Abschlagsrechnung.
So läuft es ohneDer Nachunternehmer weiß nicht, dass etwas fehlt, und erfährt es erst, wenn das Geld ausbleibt. Danach telefoniert jemand.
Was Kamiro daraus machtEr sieht seinen eigenen Nachweisstand im Partnerportal, neben seinen Rechnungen, Abzügen und Einbehälten – und lädt nach. Im Adressbuch steht dafür eine eigene E-Mail-Adresse fürs Nachweismanagement, getrennt von der allgemeinen.
Bilder aus dem System
Bürgschaften VZ, VE und GW
Je Auftragnehmer und Kostenart drei Bürgschaftsarten mit Ampel.
Dieselbe Sicht für den Nachunternehmer
Im Portal sieht er seine Rechnungen, Abzüge, Einbehalte und den Gültigkeitsstand seiner Nachweise.
Abgrenzung
Warum das kein eigenes Werkzeug sein sollte
Es gibt gute Spezialanbieter für Nachunternehmer-Compliance. Der Unterschied liegt darin, woran die Liste hängt.
- Die Ampel steht an der Zahlung
- Ein fehlender Nachweis hat nur dort Folgen, wo Geld fließt. In einem separaten Werkzeug ist die rote Ampel eine Anzeige; bei uns ist sie eine Zahlungsregel, weil der Einbehalt am Nachweis hinterlegt ist.
- Zwei Zeitpunkte, zwei Verantwortliche
- Eine reine Nachweis-App kennt einen Anforderungszeitpunkt. Im Bauunternehmen sind es zwei – Vergabe durch den Einkauf, Baubeginn durch das Nachweismanagement – und das ist kein Detail, sondern der Unterschied zwischen rechtzeitig und zu spät.
- Der Nachunternehmer sieht es selbst
- Im Partnerportal steht sein Nachweisstand neben seinen Rechnungen, Abzügen und Einbehalten. Er lädt nach, weil er den Zusammenhang zur Zahlung sieht – nicht, weil jemand angerufen hat.
- Kein zusätzlicher Vertrag
- Die Spezialanbieter rufen für diese eine Funktion zwischen 29 und 249 Euro im Monat auf. Bei uns ist sie Teil des Controllings.
Für wen
Wer damit arbeitet
Nachweismanagement
Führt den Katalog, fordert nach und sieht, wo etwas ausläuft – bevor es abgelaufen ist.
Einkauf
Fordert die kaufmännischen Nachweise bei der Vergabe an, solange der Vertrag noch offen ist.
Rechnungsprüfung
Sieht beim Freigeben, was fehlt – und muss nichts nachschlagen.
Bauleitung
Hat die Liste der vor Ort vorzulegenden Nachweise für die Kontrolle auf der Baustelle.
Zusammenspiel
Gehört zum Controlling, läuft aber überall mit.
Die Nachweisprüfung ist kein eigenes Modul, sondern die Stelle, an der drei Module dasselbe wissen.
- ControllingRechnungsfreigabe, Abzüge und Einbehalte – hier wird geprüft.
- Einkauf & VergabeFordert die kaufmännischen Nachweise bei der Vergabe an.
- CDE & PortalDer Nachunternehmer schaut selbst nach und sieht seinen Stand.
- AdressbuchFirmen, Ansprechpartner und die E-Mail-Adresse fürs Nachweismanagement.
Mit Ihrem Nachweiskatalog, nicht mit unserem.
Schicken Sie uns Ihre Nachweisliste. Wir richten sie im System ein – auch mit Ihren Mustervorlagen.