Das Projektergebnis, bevor es zu spät ist.
Budget, Vergabe, Rechnung und Nachtrag auf derselben Kostenart. Und keine Zahlung an einen Nachunternehmer, dessen Nachweise abgelaufen sind.
In den meisten Bauunternehmen liegt das Projektergebnis in einer Excel-Datei, die einmal im Monat jemand fortschreibt. Bis eine Fehlentwicklung sichtbar wird, ist das Gewerk vergeben und das Geld weg.
Kennzahlenblock und Kostenartentabelle – je Zeile mit Finalkosten und Begründung.
Das Prinzip
Alles hängt an einer Zeile.
Die Kostenart ist die Achse des Moduls. Budget, Vergabe, Rechnungen und Nachträge docken an dieselbe Zeile an.
Probleme
Woran die Excel-Fortschreibung scheitert
Sechs Situationen aus dem Alltag der kaufmännischen Leitung.
So läuft es ohneDas Ergebnis ist einen Monat alt, wenn es gelesen wird. Eine Fehlentwicklung fällt auf, wenn das Gewerk längst vergeben ist.
Was Kamiro daraus machtDie Bauleitung trägt Finalkosten je Kostenart dort ein, wo sie entstehen, und begründet sie in derselben Zeile. Das Ergebnis ist damit immer so aktuell wie die letzte Eintragung, nicht wie der letzte Bericht.
So läuft es ohneEs gibt eine Prognose, und niemand weiß, wie vorsichtig sie ist. Der eine Projektleiter rechnet konservativ, der andere hofft.
Was Kamiro daraus machtWorst Case und Best Case stehen nebeneinander, in Euro und in Prozent, für Projektergebnis und Deckungsbeitrag – beide aus denselben Buchungen, nicht aus zwei Tabellen.
So läuft es ohneDas Projekt ist insgesamt im Plan, aber der Rohbau läuft aus dem Ruder und die Ingenieurleistung gleicht es aus. Gesehen hat das niemand.
Was Kamiro daraus machtÜber- und Unterdeckung werden je Kategorie ausgewiesen: Personal, Rohbau, Ausbau, Hülle, Tiefbau, TGA, Ingenieurleistung, Wagnis und Gewinn, AGK. Jede Kategorie gegen ihr eigenes Budget.
So läuft es ohneEine Rechnung wird freigegeben, obwohl die Mindestlohnbestätigung fehlt. Das fällt erst auf, wenn der Zoll fragt.
Was Kamiro daraus machtNachweise und Bürgschaften hängen an der Freigabe. Was fehlt oder abgelaufen ist, steht rot – vor der Zahlung, nicht danach. Der nächste Abschnitt zeigt, wie das im Einzelnen aussieht.
So läuft es ohneZwischen zwei Monatsberichten hat sich etwas verändert, aber welche Kostenart es war, findet man nur durch Vergleichen von Hand.
Was Kamiro daraus machtDer Übersichtsvergleich stellt den aktuellen Stand gegen den Vormonat und zeigt das Delta je Kostenart.
So läuft es ohneDer Auftragsbestand ist bekannt, die Pipeline dahinter nicht. Ob in vier Monaten noch Arbeit da ist, bleibt Bauchgefühl.
Was Kamiro daraus machtDie Akquise-Pipeline rechnet Angebote mit ihrer Wahrscheinlichkeit gewichtet hoch und stellt sie neben den Auftragsbestand.
Nachweise & Bürgschaften
Die Freigabe ist die Stelle, an der es auffällt.
Nachunternehmerhaftung, Bauabzugsteuer, Mindestlohn und Arbeitsschutz treffen sich bei der Zahlung. Der ganze Ablauf →
- 23 Nachweisarten, zwei Typen
- Sieben kaufmännische Nachweise – Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Berufsgenossenschaft, Krankenkassen und Urlaubskasse, Betriebshaftpflicht, Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug – und 16 Nachweise zum Arbeits- und Gesundheitsschutz.
- Zwei Anforderungszeitpunkte
- Die kaufmännischen fordert der Einkauf bei der Vergabe an, die AuG-Nachweise das Nachweismanagement 14 Tage vor Baubeginn. Geprüft wird beides an derselben Stelle.
- Der Einbehalt hängt am Nachweis
- Gültigkeitsdauer, Anforderungszeitpunkt, Verantwortlicher und Einbehalt bei Nichtvorliegen sind Eigenschaften der Nachweisart – keine Einzelfallentscheidung in der Buchhaltung.
- Bürgschaften VZ, VE und GW
- Je Auftragnehmer und Kostenart mit Ampel: Vertragserfüllung, Vorauszahlung, Gewährleistung. Sichtbar ab der ersten Abschlagsrechnung, nicht erst bei der Schlussrechnung.
- Der Nachunternehmer sieht es selbst
- Im Partnerportal steht sein Nachweisstand neben seinen Rechnungen, Abzügen und Einbehalten – und er lädt nach, ohne dass jemand hinterhertelefoniert.
Bilder aus dem System
Nachweisprüfliste je Auftragnehmer
Gültigkeitsstand mit Ampel, rot markiert, was fehlt oder abgelaufen ist – getrennt nach kaufmännischen und AuG-Nachweisen.
Rechnungen im Projektmanagement
Rechnungen mit Barcode und Deckblatt – daneben die Unterbereiche Bürgschaften, Nachweise und Leistungsfeststellung.
Für wen
Wer damit arbeitet
Kaufmännische Leitung
Sieht das Ergebnis aller Baustellen, ohne auf den Monatsbericht zu warten.
Bau- und Projektleitung
Trägt Finalkosten ein und begründet sie – dort, wo sie entstehen.
Rechnungsprüfung
Gibt frei, was freigegeben werden darf; Nachweise und Bürgschaften stehen daneben.
Geschäftsführung
Liest Vergabequote, Auftragsbestand und Prognose auf einer Seite.
Zusammenspiel
Läuft allein. Wird besser mit Nachbarn.
Das Controlling braucht kein anderes Modul. Kommt eines dazu, entfällt die Übergabe dazwischen.
- EinkaufDas Vergabebudget geht hinaus, die Vergabesumme kommt zurück – auf dieselbe Kostenart.
- KalkulationAus dem kalkulierten Angebot wird das Auftragsbudget, ohne Abtippen.
- CDE & PortalDer Nachunternehmer sieht Abzüge, Einbehalte und seinen Nachweisstand selbst.
- Power BIAlle Zahlen gehen in Ihr Data Warehouse – Auswertungen bauen Sie dort, wo Sie es gewohnt sind.
- Ihre FiBuBleibt, wo sie ist. Kamiro liefert den Buchungsstapel, statt sie abzulösen.
Sehen Sie es an einem Projekt.
Wir zeigen das Controlling an einem Bauprojekt aus unserem Demosystem. Was eine Einrichtung mit Ihren Kostenarten bedeutet, besprechen wir im selben Termin.